Quan planifiqueu les vostres activitats, assegureu-vos de tenir en compte el temps de preparació. Fins i tot la conferència més senzilla per a cinc a deu persones requereix una organització i un temps clars. A més, serà molt més fàcil per al departament treballar amb un pla preliminar.
Instruccions
Pas 1
Escriviu un pla d’acció immediatament per a l’any. Això permetrà, en primer lloc, calcular un pressupost aproximat. En segon lloc, distribuir la quantitat de treball entre els empleats. En tercer lloc, si teniu previst atraure patrocinadors, immediatament els enviarà una llista completa perquè puguin triar una promoció que vulgui.
Pas 2
Desgloseu el pla d'activitat per mesos. Escriviu a la primera, permanent, anual. Després, de noves que no s’han celebrat abans. Millor fer una taula a Excel. Això us permetrà editar el pla a mesura que s’afegeixin noves promocions.
Pas 3
A la taula, feu set columnes i tantes files com esdeveniments programats. La primera columna és un número seqüencial. Designeu-lo simplement no. El segon és el nom de l'esdeveniment. La tercera és la data de l'esdeveniment. El quart és una descripció. El cinquè és el pressupost. El sisè és el nom i cognoms del gerent responsable de l'organització. El setè són notes. Aquí escriureu tota la informació útil que no heu cobert a les cel·les anteriors.
Pas 4
La quarta columna "Descripció" requereix desxifratge. Col·loqueu-hi un pla aproximat de l’esdeveniment. Quants convidats hi seran convidats. Serà una taula de bufet o un banquet. Indiqueu el lloc (sala de conferències, restaurant, vestíbul de l'hotel). Anoteu quines empreses es poden atraure com a patrocinadors. Quin és el propòsit de l'esdeveniment. He de demanar records i invitacions per endavant. Tot això ajudarà a l'organització de l'esdeveniment i a la seva aprovació per part de la direcció.
