Qualsevol esdeveniment greu requereix almenys una planificació mínima. Per organitzar una festa infantil, una nit de reunions de graduats o una festa amable, cal dedicar temps a pressupostar, seleccionar i preparar locals, pensar en jocs i competicions. Com més planificació sigui acurada, més eficaç i memorable serà l’esdeveniment.
Instruccions
Pas 1
Fixeu-vos objectius clars i concisos. Us heu d’imaginar per a qui i per què se celebra l’esdeveniment. El primer bloc d’objectius es refereix al que voleu aconseguir. Està determinat en gran mesura per la direcció general de l'esdeveniment. Penseu també en els objectius relacionats amb els participants: què hauran de fer, quines tasques s’hauran de fer, etc. Una reunió sense sentit es pot convertir en un passatemps gris i avorrit.
Pas 2
Formeu un equip que assumirà la responsabilitat d’organitzar l’esdeveniment. Distribuïu funcions entre els organitzadors. Algú serà responsable de la selecció dels locals i del seu disseny. Altres hauran d’adquirir els materials, queviures i altres accessoris necessaris. Si esteu planejant una festa amable, probablement necessiteu una au pair.
Pas 3
Penseu en la forma de l'esdeveniment i seguiu estrictament el format acceptat. Pot ser un seminari de negocis a casa, una festa corporativa, una reunió de companys de classe, una festa de Cap d'Any o infantil. Cada formulari requereix una preparació independent i una composició ben pensada dels participants. Els visitants de l'esdeveniment haurien de ser conscients del que els espera a la reunió. Els participants no s’han d’enganyar.
Pas 4
Feu una estimació de costos. Incloeu a la llista els costos de lloguer de locals, compra d’accessoris, menjar i pagament de serveis de tercers. Penseu en la font de finançament de l'esdeveniment. En el cas més senzill, la solució pot ser el finançament de renda variable de cada participant. La venda d’entrades o l’organització d’una loteria us ajudaran a pagar una reunió més seriosa.
Pas 5
Desenvolupeu un programa d'esdeveniments. Enumereu els passos per als organitzadors, presentadors i participants. Un guió ben pensat us estalviarà pauses incòmodes, enganxaments i altres malentesos.
Pas 6
Prepareu invitacions per als participants. En aquesta etapa, haureu de saber exactament la data, l'hora i el lloc de l'esdeveniment. Els esdeveniments formals requeriran una invitació per escrit amb antelació. Per a esdeveniments menys significatius, pot ser suficient amb trucar als convidats de la llista. Es recomana fer-ho uns dies abans de l'esdeveniment, de manera que tothom pugui tenir temps per fer canvis en els seus plans professionals i personals.
